Papier raus, Effizienz rein: Wie ein digitalisierter Rechnungsprozess die Finanzbuchhaltung verschlankt hat

Viele Unternehmen kämpfen mit einem überfrachteten Rechnungsprozess: Mappen kreisen zwischen Standorten, Rechnungen werden ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt – ein Spiel auf Zeit, bei dem Effizienz, Transparenz und Sicherheit oft auf der Strecke bleiben.

Ein Unternehmen hat den Umbruch gewagt und seine Finanzbuchhaltung neu aufgestellt – von der Eingangsverarbeitung über die Freigabe bis zur digitalen Unterstützung bei der Buchung. Das Ergebnis: weniger Papier, mehr Kontrolle – und ein spürbarer Rückgang des administrativen Wasserkopfs.

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Der Ausgangspunkt: Zwischen Papier, Mails und Scanner

Vor der Umstellung war der Rechnungsfluss geprägt von Ineffizienz. Eingehende Rechnungen kamen auf unterschiedlichsten Wegen ins Unternehmen – per Post, per Mail, teilweise als Ausdrucke. Für die Freigabe wurden sie ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und erneut weitergeleitet. Mit fünf Standorten bedeutete das: hohe Reibungsverluste, fehlende Transparenz und unnötige Verzögerungen.

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Die Lösung: Vollständige Prozessdigitalisierung mit DATEV-Anbindung

Der neue Workflow automatisiert den gesamten Prozess – vom Rechnungseingang über die Freigabe bis zur vorbereitenden Buchung:

• Eingehende Rechnungen werden zentral erfasst – papierlos und digital.
• Ein systemgestützter Freigabeprozess löst das Umlaufchaos ab – mit klaren Workflows und Zuständigkeiten.
• Die Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen und als Buchungsvorschlag in die Buchhaltungssoftware überführt.
• Die Archivierung erfolgt GoBD-konform – vollständig nachvollziehbar und prüfungssicher.

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Besonders im Fokus: DATEV als zentrale Plattform

Das Herzstück bildet eine direkte Anbindung an DATEV, wodurch die Buchungsvorschläge strukturiert und medienbruchfrei im System bereitgestellt werden. Die Buchhalter müssen nicht mehr Daten abtippen – sondern nur noch prüfen und freigeben.

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Mehr Effizienz, weniger Risiko – und ein Buchhalter weniger

Die Resultate sprechen für sich:

• Deutliche Reduktion von Bearbeitungszeit und Medienbrüchen
• Schnellere Freigabe durch ortsunabhängigen Zugriff – keine Wartezeiten mehr auf physische Belege
• Ein Buchhalter weniger notwendig durch entlastete Prozesse
• Risikominimierung durch sofortige digitale Verfügbarkeit und klare Zuständigkeiten
• GoBD- und E-Rechnungs-konforme Abwicklung ab dem ersten Tag

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Wenn der Rechnungsprozess endlich fließt, wird der Wasserkopf kleiner – und der Ertrag größer.

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Fazit: Digitale Buchhaltung rechnet sich

Diese Case Study zeigt, wie Automatisierung und Systemintegration selbst in einem sensiblen Bereich wie der Finanzbuchhaltung zur echten Entlastung führen kann – ohne Widerstand, aber mit Begeisterung.

Denn wer Routineprozesse digitalisiert, gewinnt nicht nur Zeit und Transparenz – sondern senkt Kosten und stärkt die eigene Skalierfähigkeit. Digitalisierung wird so zum direkten Hebel für die Umsatzrendite.

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3 Dinge, die man aus dem Projekt mitnehmen kann:

1. Wer heute digitalisiert, spart morgen nicht nur Papier – sondern ganze Stellen.
2. Struktur schlägt Gewohnheit: Klare Freigabeprozesse steigern Sicherheit und Tempo.
3. Der Buchhaltung eine echte Strategie zu geben, lohnt sich – nicht nur aus steuerlicher Sicht.

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